Factura electrónica RECE para que funcione

Factura Electrónica. Soluciones para el nuevo sistema

Buenos Aires Software participo de esta edición especial de Pymes Clarín sobre Factura Electrónica.

Nota completa en Revista Pymes Clarín Junio 2015

La nueva forma de facturar depende 100% de la tecnología. Cómo confeccionarla. Los software y servicios on line que ayudan en esta tarea. Lo cuentan proveedores y empresas usuarias. Por Alicia Giorgetti.

En abril de 2007, las empresas de medicina prepaga, de servicios de acceso a Internet y de TV por cable y satelital fueron las primeras en ser obligadas a facturar en forma electrónica, por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Ocho años más tarde, el potencial ahorro de papel fue el argumento citado por la AFIP para extender el régimen de factura electrónica a todos los responsables inscriptos en el IVA. Obviamente, este régimen también le ofrece al organismo la posibilidad de fiscalizar on line y en tiempo real todas las transacciones.

Una factura electrónica (factura propiamente dicha, notas de débito y de crédito, y documentos equivalentes) debe cumplir los mismos requisitos que una factura en papel y garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Además, puede ser almacenada y ser enviada por vía digital.

Entre los beneficios de utilizar la factura electrónica están los ahorros por disminución de uso de papel, de espacio de almacenamiento y de servicios logísticos; mayor rapidez en el envío; y facilidad para contabilizar el crédito fiscal. Pero, para que todo sea posible, se requiere tecnología, tanto por parte de la empresa que debe facturar, como por parte de la AFIP.

Rece para que funcione

Hasta hace un tiempo, para facturar electrónicamente había que generar un archivo desde el sistema de facturación habitual, enviárselo a la AFIP desde su página web y esperar que el organismo devolviera otro archivo con el Código de Autorización Electrónica (CAE). Ese código daba validez a la factura.

Este procedimiento ya no se usa porque el ente fiscalizador concentró tres herramientas tecnológicas en el llamado Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (RECE)[/popover], que constituyen tres métodos para facturar electrónicamente y obtener la autorización en tiempo real.

Uno de estos métodos –el más utilizado actualmente- lo constituyen los llamados web services: permiten conectar automáticamente el software que usa la empresa para emitir sus facturas con el sistema de la AFIP y recibir instantáneamente el CAE. Es un servicio on line de intercambio de información entre sistemas: el de la empresa que factura y el de la AFIP.

El segundo método consiste en utilizar el aplicativo “RECE – Versión 4.0”, mediante el cual se puede enviar un lote de facturas a la AFIP para pedir el CACE.

Por último, si se emiten pocas facturas por mes, se puede utilizar la opción “Comprobantes en línea” que está en el sitio web de la AFIP y es gratuita. Se requiere clave fiscal de nivel 2, o superior.

Luego de facturar electrónicamente mediante cualquiera de estos métodos, la empresa elige de qué forma envía esa factura al cliente. Puede imprimirla y mandarla en papel; enviarla por email, o guardarla en una intranet o servicio web de almacenamiento, para que el cliente la descargue. Es habitual que la factura sea enviada por email en un archivo PDF.

La empresa que debe confeccionar una factura electrónica tiene dos alternativas para “conectarse” con los sistemas de la AFIP: una es instrumentar un sistema de gestión empresarial (ERP) que incluya esa opción. La otra posibilidad es contratar el uso de un software en la nube (Software as a Service, SaaS) específico para esta tarea.

Todo adentro de la empresa

La mayoría de los sistemas de gestión empresarial ya incluyen la posibilidad de conectarse automáticamente por Internet con la AFIP para autorizar facturas, de a una o en bloque.

En general, el procedimiento de los sistemas de gestión consisten en confeccionar la factura, solicitar el CAE conectándose con la AFIP mediante web services, agregar el CAE a la factura en forma de código de barra, procesarla dentro del sistema y enviarla al cliente en formato PDF u otro.

Sistemas 

Un sistema de gestión que permite facturar electrónicamente es Discovery, desarrollado por Buenos Aires Software y orientado a empresas pequeñas y comercios. Guillermo Calafell, director de la compañía, cuenta que el software brinda dos posibilidades: “La primera opción consiste en emitir facturas electrónicas y facturas electrónicas de exportación mediante el intercambio de información on line basado en web services, para cada comprobante de venta. La otra opción es realizar la emisión utilizando el aplicativo RECE Versión 4.0, donde la obtención del CAE se maneja por lote de comprobantes”. Calafell agrega que, en una y otra opción, el formato de las facturas es configurable. Discovery se licencia por cada PC adonde se instala o por acceso vía Terminal Server. “La licencia es perpetua y su costo oscila entre $5.500 y $7.500 según los servicios adicionales que se contraten (actualizaciones y/o soporte)”, completa. Para compañías medianas y grandes, la empresa desarrolló BAS Company Steering.

Para Calafell, de Buenos Aires Software, la ventaja de pagar la licencia es que es por única vez: “El cliente paga el producto, lo instala en sus computadoras y el manejo de los datos queda bajo su órbita. No tiene que dejar información de su empresa en la nube”.

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